Privacyverklaring
Privacyverklaring Recorded Forever
Recorded Forever hecht veel waarde aan de bescherming van jouw privacy en persoonlijke gegevens. In dit privacybeleid wordt uitgelegd welke gegevens worden verzameld, waarom deze gegevens worden verzameld en hoe de gegevens worden gebruikt.
Bedrijfsgegevens
Recorded Forever
The Fountainhead Holding B.V.
Ridderspoorweg 128
1032 LL Amsterdam
Nederland
KVK-nummer: 63728435
Contactgegevens:
E-mail: legal@recordedforever.com
Telefoon: +31(0)20-244 7651
Website: www.recordedforever.com
Verwerking persoonsgegevens
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor de website en de werking van de website wordt gebruikgemaakt van een aantal diensten waarover hieronder een uitleg volgt.
Persoonsgegevens die worden verwerkt
Recorded Forever verwerkt de persoonsgegevens van klanten, bezoekers van de website, gebruikers van het contactformulier op de website en personen die op andere wijze (schriftelijk) contact opnemen met Recorded Forever. Recorded Forever verkrijgt deze persoonsgegevens van jou zelf of uit andere openbare bronnen.
Recorded Forever verzamelt onder andere de onderstaande persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Factuurnummer
- Overige persoonsgegevens die actief door jou worden verstrekt (bijvoorbeeld door een formulier op deze website in te vullen, in correspondentie en/of telefonisch)
Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
Gegevens die verkregen zijn van personen jonger dan 16 jaar zijn altijd met toestemming van de ouders of voogd verkregen. Als je ervan overtuigd bent dat zonder die toestemming persoonlijke gegevens zijn verzameld over een minderjarige door Recorded Forever, neem dan contact op via legal@recordedforever.com. De gegevens worden dan verwijderd.
Bijzondere persoonsgegevens
Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verzameld door Recorded Forever. Wanneer Recorded Forever wel bijzondere persoonsgegevens verzamelt dan wordt om jouw schriftelijke toestemming verzocht of zal het noodzakelijk zijn om deze bijzondere persoonsgegevens te verwerken om de overeenkomst uit te voeren.
Het doel en de grondslag van het verzamelen van persoonsgegevens
Recorded Forever verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Contact onderhouden: Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.
Als je contact hebt opgenomen per telefoon, e-mail, via het contactformulier of social media dan worden jouw persoonsgegevens ontvangen. Deze persoonsgegevens worden bewaard om contact met je te kunnen onderhouden en om te kunnen reageren op je bericht.
Het uitvoeren van de overeenkomst: Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Voor het verstrekken van informatie en het uitvoeren van de overeenkomst dien je een account aan te maken op de website. In je account worden financiële gegevens en contactgegevens bewaard maar ook de door jou opgenomen interviews en gedane bestellingen.
Het versturen van een nieuwsbrief en marketing e-mails: Wettelijke grondslag: toestemming.
Je naam en e-mailadres worden verwerkt om een nieuwsbrief en marketing e-mails te kunnen versturen indien je daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt op elk moment uitschrijven voor de nieuwsbrief en/of de marketing e-mails via de link onderaan de nieuwsbrieven en/of de e-mails.
Reacties of reviews: Wettelijke grondslag: toestemming.
Als je een reactie of review achterlaat op de website, Google, social media zoals Instagram, Facebook en/of LinkedIn of een andere website dan wordt je naam verwerkt.
Het doen van de financiële administratie: Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting.
Als je het bestelproces op de website doorloopt zijn je persoonsgegevens nodig om de betaling te kunnen afronden en je een bevestigingsmail van de bestelling met daarbij de factuur te kunnen sturen.
In sommige van bovenstaande gevallen bestaat een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken. Daarbij zullen niet meer persoonsgegevens verwerkt worden dan nodig is om het doel te bereiken en de gerechtvaardigde belangen te waarborgen.
Intrekken van toestemming
Je hebt het recht om de toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in te trekken. Het intrekken van de toestemming kan door contact op te nemen via legal@recordedforever.com. Het intrekken van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Wie ontvangt de persoonsgegevens
Recorded Forever verwerkt je persoonsgegevens alleen voor de doeleinden die hierboven zijn beschreven. Recorded Forever deelt jouw persoonsgegevens intern dan wel aan derden maar enkel ter uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld voor:
- Hosting van de website
- Boekhoudsysteem
- Je account op de website
- E-mailsysteem
- Bezorgdiensten
Delen met derden
Recorded Forever deelt jouw gegevens slechts met derden indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke plicht.
Bewaartermijn
Recorded Forever bewaart je gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te behalen waarvoor zij jouw gegevens heeft verzameld. De bewaartermijnen zijn:
- De gegevens die nodig zijn om te voldoen aan de administratieve verplichtingen vanuit de wet- en regelgeving worden, na afronding van de opdracht, zeven (7) jaar bewaard nadat de factuur is voldaan;
- Interviews worden twee (2) jaar na afronding van de overeenkomst verwijderd. Recorded Forever stelt je op de hoogte van de aankomende verwijdering van de interviews door middel van een e-mail naar het door jou in je account opgegeven e-mailadres. Op jouw verzoek kan de bewaartermijn van de interviews steeds worden verlengd met één (1) jaar.
- Alle overige gegevens, welke niet zijn opgeslagen voor de wettelijke administratieplicht, worden twee (2) jaar na afronding van de overeenkomst verwijderd, tenzij je een verzoek doet tot het langer bewaren van de interviews.
Cookies
De website maakt voor een zo goed mogelijke werking gebruik van cookies en andere tracking technologieën om informatie te verzamelen over het gebruik van de website. Het gaat daarbij om functionele en analytische cookies. Door het gebruik van deze cookies kunnen persoonsgegevens van de bezoekers van de website worden verzameld.
Een cookie is een klein bestandje dat door de website op de harde schijf van je computer wordt gezet op het moment dat je de website bezoekt. Deze cookies zijn onder andere noodzakelijk om de website te verbeteren en daarmee gebruiksvriendelijk te maken. Voor het plaatsen van functionele en analytische cookies hoeft jouw toestemming dan ook niet te worden gevraagd. Hier wordt op een zoveel mogelijk privacy-vriendelijke manier mee omgegaan.
Gebruik van AI
Recorded Forever maakt gebruik van AI voor de uitvoering van de overeenkomst. Recorded Forever maakt onder andere gebruik van AI tools OpenAI en Elevenlabs. Voor de uitvoering van de overeenkomst worden persoonsgegevens verstrekt aan deze AI tools. Deze persoonsgegevens worden verkregen van jouzelf. Voor het privacybeleid van deze AI tools wordt verwezen naar de website van de AI tools.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Op grond van de wet heb je verschillende rechten. Je hebt onder andere recht op:
- Toegang en inzage: het recht op toegang en inzage in de persoonsgegevens die worden verwerkt is bedoeld om jou meer grip te geven op je persoonsgegevens en te kunnen controleren of Recorded Forever zich aan de regels houdt.
- Correctie en/of rectificatie: het recht op correctie en/of rectificatie is om Recorded Forever te vragen om jouw persoonsgegevens aan te vullen of te wijzigen.
- Beperken van de verwerking: je hebt recht op het beperken van de verwerking van de persoonsgegevens als de persoonsgegevens mogelijk onjuist zijn, de verwerking van de gegevens onrechtmatig is, de gegevens niet meer nodig zijn en/of als je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van de gegevens.
- Verwijdering: je hebt recht op verwijdering van jouw persoonsgegevens, maar let op dat dit niet altijd mogelijk is.
- Gegevensoverdraagbaarheid: je hebt recht op gegevensoverdraagbaarheid maar ook om bezwaar te maken tegen gegevensoverdraagbaarheid en het beperken van gegevensoverdraagbaarheid. Dit wordt ook wel dataportabiliteit genoemd. Recorded Forever zal na ontvangst van dit verzoek de gegevens in een gestructureerd, veel gebruikt en in machine leesbaar formaat verstrekken. Dit kunnen alleen digitale gegevens zijn en gegevens die met jouw toestemming verstrekt zijn of nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.
- Geautomatiseerde besluitvorming: Recorded Forever maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, maar mocht dit veranderen dan mag je bezwaar maken tegen het onderworpen worden aan deze geautomatiseerde besluitvorming. Je hebt immers recht op een menselijke blik bij besluiten.
- Opslag van persoonsgegevens: bezwaar maken tegen het opslaan van de gegevens. Dit kan in twee gevallen:
1) vanwege een specifieke situatie (bijzondere persoonlijke omstandigheden) of
2) in het geval van direct marketing.
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Neem dan contact op via legal@recordedforever.com. Je verzoek zal zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier (4) weken worden beantwoord.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan en in het kader van de bescherming van jouw privacy, word je gevraagd een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Indien je verzoek betrekking heeft op een cookie dan word je gevraagd deze ook mee te sturen.
Klachten
Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door Recorded Forever dan kun je hierover een klacht indienen bij de toezichthouder van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe persoonsgegevens worden beveiligd
Recorded Forever neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Deze maatregelen zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die Recorded Forever verwerkt. Indien je vragen hebt of als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via legal@recordedforever.com.
Wijzigingen in het privacybeleid
Indien deze privacyverklaring wijzigt, zal de bijgewerkte privacyverklaring op de website worden geplaatst. Wijzigingen worden van kracht zodra de nieuwe privacyverklaring wordt geplaatst. Check dus regelmatig de privacyverklaring.
Indien nodig, zal Recorded Forever je op de hoogte stellen van een nieuwe privacyverklaring of je vragen om akkoord te gaan met de nieuwe privacyverklaring.
Heb je vragen over het privacybeleid?
Neem dan contact op via legal@recordedforever.com. Je vragen zullen zo snel mogelijk beantwoord worden.
